מחפשים מערכת לניהול פרוייקטים ? הגעתם למקום הנכון
מערכת ניהול פרויקטים היא הרכב של מספר שיטות, מתודולוגיה; נוהל ומשאבים לתמיכה בניהול הפרויקט . מערכת ניהול הפרויקטים היא מודל ניהולי ופרוצדורלי, ומודל ביצועים לסיום הפרויקט המוצלח בחברה.
המרכיבים העיקריים הם: גמישות להתאמה לנסיבות המשתנות; התאמה לסביבה שבה נעשה שימוש במערכת; אוניברסליות, שימושיות מקיפה; אזהרה מוקדמת על סטיות כלשהן; מודולריות, עקרון עיבוד צעד של חבילות העבודה . לצד מערכת ניהול הפרויקטים האפקטיבית, המרכיבים הנדרשים הם: מטרה, בקרת פרויקטים , ניהול שינויים , תיאום תהליכים ומועדים, מערכת מידע ודיווח, הערכת עלויות, תיאום רב פרויקטים, בקרה , ניהול סוט, ניהול משאבי אנוש, ניהול תצורה, ניהול איכות ותיעוד.
מערכות ניהול פרויקטים כתוכנה
ההגדרה השנייה של מערכת ניהול פרויקטים מתייחסת בדרך כלל לטכנולוגיה או לתוכנה לניהול פרויקטים. מערכת זו משלבת את היישומים והכלים המשמשים לתכנון, ארגון וניהול פרויקטים מורכבים. אלה יכולים לכלול יישומי תוכנה כלליים כגון גיליונות אלקטרוניים ויישומי דואר אלקטרוני, או יישומי ניהול פרויקטים ספציפיים.
סוגי מערכות ניהול פרויקטים
ניתן לחלק את מערכת ניהול הפרויקטים לשש תתי המערכות הבאות :
ארגונית מסייעת
תת-מערכת זו משמשת לארגון חברי צוות הפרויקט בהיררכיות דיווח. קיים מבנה מטריציוני בארגונים רבים שבהם חברי הפרויקט מדווחים לראש פונקציונלי ולראש פרויקט. תת-מערכת זו עוסקת ביצירת המבנה הארגוני והצבת אנשים בתוכו.
תכנון פרויקטים
תת-מערכת זו עוסקת בתכנון פרויקטים, תוכניות ותיקים.
בקרת פרויקטים
תת-מערכת זו כוללת את כל התהליכים והנהלים לבקרת ביצוע הפרויקט.
מידע על ניהול פרויקטים
תת-מערכת זו מקיפה את העקרונות והנהלים לניהול מידע, לרבות כל דבר מתוכניות תקשורת ועד מאגרי מידע.
טכניקות ומתודולוגיה
תת-מערכת זו מורכבת מכל טכניקות מדעי הניהול המשמשות בניהול פרויקטים. כמה דוגמאות כוללות CPM (מודל נתיב קריטי), PERT (טכניקת הערכה וסקירה של תוכניות) וסימולציית מונטה קרלו .
אווירה תרבותית
תת-מערכת זו מטפלת בתרבות הארגון סביב ניהול פרויקטים ואופן הצגתו וביצועו. לדוגמה, האם עובדים מתפקדים שאינם מעורבים ישירות בפרויקטים מבינים ותומכים בניהול פרויקטים? האם הם מודעים לפרויקטים המתרחשים בתוך הארגון שמשפיעים עליהם?
נמצאו 98 תוצאות בקטגורית מערכת לניהול פרוייקטים
כיצד לנהל מטלות?
רוב כלי ניהול המטלות עוקבים אחר תהליך נפוץ. אם אתה תוהה איך נראה התהליך, הדגמנו אותו בהרחבה למטה. 1. צור והקצה משימות יצירה והקצאת משימות היא בדרך כלל קלה ומהירה. אתה יוצר משימה, מוסיף פרטים רלוונטיים עבור המוקצה, קובע תאריך יעד ומקצה את הכרטיס. לדוגמה, כאשר אתה מצטרף לעובד חדש , תצטרך להקצות משימות לתיעוד, ליידע אותו עם מי ליצור קשר לקבלת עזרה או משאבים, ולתאם עם הצוות כדי להגדיר את השולחן. אתה יכול להקצות את כל המשימות מתוך כלי ניהול המשימות. כלים מסוימים עשויים לאפשר ייבוא גיליונות אלקטרוניים אם כבר יש לך משימות מאוכלסות בקובץ Excel. לאחר שהוספתם את המשימות, תוכלו ליצור תבניות כך שלא תצטרכו ליצור משימות מאפס בעתיד. 2. שתפו פעולה כלי ניהול משימות יכולים להציע ממשק אינטראקטיבי המקל על ניהול זרימת עבודה ושיתוף פעולה. לאחר שהקצתם משימה, המוקצה יכול לשאול שאלות לגבי תוצרים או ליידע את המנהל על עיכובים אפשריים באמצעות סעיף ההערות. 3. עקוב אחר ההתקדמות הצוות שלך יכול לעדכן את התקדמות המשימה שלו באמצעות פתרון לניהול משימות. דמיין את זה: הקצת על חבר הצוות שלך את המשימה להתכונן להתמצאות בעובד חדש המתוכנן לשבוע הקרוב. הוספתם רשימת מטלות עם שלושה פריטים - סדרו את המקרן, בקש מאיש צוות לסדר את הכיסאות ולהזמין קפה וסופגניות. הקצת משימות דומות עם רשימות ביקורת ל-4 חברי צוות אחרים. החברים מסמנים את התיבות כשהם מסיימים את המשימות ומתייגים אותך בתגובות כשהם צריכים עזרה. טוב בינתיים?
כעת, חשבו על לעשות את אותו הדבר ללא כלי לניהול משימות. הבנתם? שאפו לפשוט וקל קל להשפיע על תכונות מפוארות (שכנראה שלעולם לא תשתמש בהן) ולהשקיע בכלי ניהול משימות כבד. עם זאת, עם תוכנת ניהול מטלות, כמה שיותר פשוט יותר טוב. המטרה שלך היא להקל עליך ועל הצוות שלך את תהליך ההקצאה, שיתוף הפעולה והשלמת המשימות. עקומת למידה תלולה יותר תהפוך את השינוי למרתיע עבור הצוות שלך, ותדרוש ממך להשקיע יותר זמן בהעלאת עובדים חדשים למערכת ניהול המטלות שלך.
