הגדרה של תוכנה לניהול פרויקטים היא "ייזום, תכנון, ביצוע ובקרה של העבודה של צוות אנשים לקראת הגשמת יעד נתון, או סדרה של יעדים." יעדים אלה עשויים לכלול יצירה או ייצור של פריטים, שירותים או שיפורים מיוחדים במינם, שכולם צפויים לייצר ערך. על מנת להשיג את צורכי הפרויקט, מתבצעת פעילויות תוך שימוש בכלים שונים לניהול פרויקטים ותוכנות ניהול משימות, מערכי מיומנויות, ידע, שיטות ואסטרטגיות. המטרה העיקרית של ניהול הפרויקט היא להבטיח כי יעדי הפרויקט יתקיימו במסגרת המגבלות והתנאים שנקבעו.

פרויקטים הם, בהגדרה, ארעיים. יש להם נקודת התחלה וסיום ברורה. הם יתחילו ברגע מסוים בזמן ויסתיימו לאחר שהיעד או היעדים הושגו. ההבחנה בין ניהול פרויקטים לניהול תוכניות ניכרת בבירור בהגדרה לעיל. זה לא שגרתי וחולף, בעוד שניהול התוכניות עשוי להימשך זמן רב. בניהול תוכניות, ישנם היקפים ומשאבים מוגדרים, אך בניהול פרויקטים, גורמים אלה עשויים להיות ניתנים לשינוי. ניהול פרויקטים מתייחס לניהול פרויקט אחד בכל פעם, בעוד שניהול תכנית מתייחס לפיקוח על מספר פרויקטים בו-זמנית. ניהול פרויקטים נחשב גם נבדל מהפעילות הרגילה החוזרת על עצמה של חברה. בחברה יצרנית, למשל, התהליך העסקי האמיתי של הכנסת משאבים לייצור אינו פרויקט מכיוון שמדובר בפעילויות עסקיות קבועות (או אפילו חצי קבועות). כעת, הפרויקט נוצר אם ההנהלה מחליטה להקים תהליך עסקי חדש ליצירת סט חדש של מוצרים.

פרויקטים מורכבים מארבעה אלמנטים נפרדים: היקף – הכוונה היא לגודל הפרויקט, היעדים המיועדים לעמוד בסיומו וצרכי ​​הפרויקט השונים. משאבים - אלה כוללים את האנשים או כוח העבודה, החומרים, הכלים והציוד המשמשים ביישום הפרויקט. זמן - זה כולל משך משימות, הנתיב הקריטי, לוחות זמנים ותלות. כסף - עלויות והוצאות, תנאים, הכנסות ורווח הם כולם חלק מפרויקט. ההיקף נחשב למשמעותי ביותר מבין ארבעת המרכיבים שכן הוא מקיף גם את שלושת האחרים. על מנהלי פרויקטים לנהל תחילה את היקף הפרויקט.